Vì vậy, nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng phải đóng kinh phí công đoàn thì việc đang chờ cấp tài khoản định danh chỉ là một vướng mắc trong phương thức nhận diện khoản nộp. Doanh nghiệp không nên xem đây là căn cứ để lùi thời hạn thanh toán.
Đối với TP.HCM, Công văn 37/CĐX ngày 25/9/2026 của Công đoàn xã Xuân Thới Sơn đã đưa ra cách xử lý thực tế đối với các đơn vị chưa có tài khoản định danh: đơn vị đã kê khai nhưng chưa được cấp tài khoản thì tạm thời nộp 2% kinh phí công đoàn vào tài khoản của Liên đoàn Lao động TP.HCM; đơn vị chưa kê khai thì phải đồng thời thực hiện đăng ký và tiếp tục đóng kinh phí, không chờ hoàn tất thủ tục mới nộp.
2. Cách nộp tạm thời tại TP.HCM khi chưa có tài khoản định danh
Theo hướng dẫn nêu tại Công văn 37/CĐX, thông tin tài khoản tạm thời được sử dụng trong giai đoạn chờ cấp tài khoản định danh như sau:
Tên tài khoản | Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh |
Số tài khoản | 117000070819 |
Ngân hàng | Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam - Chi nhánh TP.HCM (VietinBank - CN TP.HCM) |
Nội dung chuyển khoản | MST [mã số thuế] [tên doanh nghiệp] đóng KPCĐ tháng [..]/năm [....] |
Mục đích | Bảo đảm khoản đóng được thực hiện đúng hạn trong thời gian chờ cấp tài khoản định danh. |
Ví dụ nội dung chuyển khoản có thể ghi: “MST0123456789 Công ty ABC đóng 2% KPCĐ tháng 9/2026”. Doanh nghiệp nên ghi đầy đủ mã số thuế, tên đơn vị và kỳ đóng để thuận tiện cho việc đối soát.
Lưu ý quan trọng: Công văn 37/CĐX là hướng dẫn trong bối cảnh thực hiện tại TP.HCM. Doanh nghiệp đặt trụ sở tại địa phương khác nên thực hiện theo hướng dẫn của tổ chức công đoàn có thẩm quyền tại địa phương, không mặc nhiên sử dụng tài khoản nêu trên. |
Việc nộp tạm thời vào tài khoản của Liên đoàn Lao động TP.HCM không thay thế nghĩa vụ kê khai và đăng ký tài khoản định danh. Sau khi được cấp tài khoản định danh, doanh nghiệp cần chuyển sang phương thức đóng qua tài khoản thu tập trung của Công đoàn Việt Nam theo hướng dẫn.
3. Mức đóng kinh phí công đoàn năm 2026
Mức đóng kinh phí công đoàn hiện hành là 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động thuộc diện phải tham gia. Đây là khoản do đơn vị sử dụng lao động đóng; doanh nghiệp cần phân biệt với đoàn phí công đoàn do đoàn viên công đoàn đóng theo quy định của tổ chức công đoàn.
Do đó, khi tính số tiền phải nộp, doanh nghiệp không lấy 2% trên doanh thu, lợi nhuận hoặc tổng chi phí tiền lương thực trả, mà xác định trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định.
4. Thời hạn đóng kinh phí công đoàn năm 2026
Khoản 2 Điều 4 Nghị định 105/2026/NĐ-CP quy định thời hạn đóng kinh phí công đoàn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo đối với đơn vị thực hiện đóng theo tháng.
Ví dụ: kinh phí công đoàn của tháng 8/2026 phải được đóng chậm nhất vào ngày 30/9/2026. Cần lưu ý tháng 9 chỉ có 30 ngày; việc ghi ngày 31/9/2026 là không chính xác.
Đối với tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp và lựa chọn phương thức đóng 03 tháng một lần theo điều kiện luật định, thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng.
5. Chậm đóng hoặc không đóng có thể bị xử phạt như thế nào?
Từ ngày 10/9/2026, chế tài về kinh phí công đoàn được thực hiện theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Điều 42 quy định mức phạt đối với hành vi chậm đóng, không trích đóng, đóng không đầy đủ số tiền hoặc số người thuộc đối tượng phải đóng; trường hợp không đóng cho toàn bộ người lao động thuộc diện phải đóng bị áp dụng khung xử phạt cao hơn.
- Đối với cá nhân người sử dụng lao động: hành vi thuộc khoản 1 Điều 42 có mức phạt từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản, tối đa 75 triệu đồng.
- Trường hợp không đóng kinh phí công đoàn cho toàn bộ người lao động thuộc đối tượng phải đóng: mức phạt đối với cá nhân từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng.
- Đối với tổ chức, mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt áp dụng đối với cá nhân theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP; vì vậy mức phạt tối đa có thể lên đến 150 triệu đồng.
- Ngoài tiền phạt, người sử dụng lao động còn phải nộp đủ số kinh phí công đoàn chậm đóng, đóng thiếu hoặc chưa đóng và khoản tiền lãi theo quy định.
Như vậy, việc trì hoãn đóng chỉ vì chưa có tài khoản định danh có thể làm phát sinh rủi ro tài chính không cần thiết. Doanh nghiệp nên chủ động xử lý phương thức nộp thay thế theo hướng dẫn của cơ quan công đoàn, thay vì để khoản phải nộp chuyển thành chậm đóng.
6. Doanh nghiệp nên thực hiện ngay những việc gì?
- Kiểm tra doanh nghiệp đã kê khai thông tin để được cấp tài khoản định danh hay chưa; nếu chưa, cần thực hiện ngay theo hướng dẫn của tổ chức công đoàn quản lý.
- Đối chiếu quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc để xác định đúng số kinh phí công đoàn 2% phải nộp.
- Xác định kỳ đóng và hạn cuối tương ứng theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP, tránh nhầm thời hạn do tháng có 28, 29, 30 hoặc 31 ngày.
- Nếu đang chờ cấp tài khoản định danh, liên hệ tổ chức công đoàn có thẩm quyền để xác nhận tài khoản và cú pháp nộp tạm thời; đối với trường hợp thuộc phạm vi hướng dẫn tại TP.HCM, tham khảo Công văn 37/CĐX.
- Lưu chứng từ chuyển khoản, nội dung đối soát và hồ sơ kê khai tài khoản định danh để chứng minh việc đã thực hiện nghĩa vụ đúng hạn.
- Sau khi được cấp tài khoản định danh, cập nhật ngay phương thức thanh toán qua tài khoản thu tập trung theo hướng dẫn mới nhất.
7. Kết luận
Tài khoản định danh là công cụ phục vụ việc nhận diện và hạch toán khoản nộp, không phải là điều kiện làm phát sinh nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn. Vì vậy, doanh nghiệp chưa được cấp tài khoản định danh vẫn phải bảo đảm đóng kinh phí công đoàn đúng mức, đúng thời hạn. Trong giai đoạn chờ cấp tài khoản, doanh nghiệp cần thực hiện theo hướng dẫn của tổ chức công đoàn có thẩm quyền và đồng thời hoàn tất thủ tục đăng ký, nhằm hạn chế nguy cơ bị xác định là chậm đóng hoặc không đóng.
Căn cứ pháp lý và tài liệu tham khảo
- Luật Công đoàn 2024 và Luật số 97/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số quy định có liên quan đến đối tượng đóng kinh phí công đoàn.
- Nghị định 105/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công đoàn về tài chính công đoàn.
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
- Công văn 37/CĐX ngày 25/9/2026 của Công đoàn xã Xuân Thới Sơn, TP.HCM về đóng kinh phí công đoàn và kê khai thông tin tài khoản định danh.
Bài viết mang tính chất cung cấp thông tin pháp lý chung. Khi áp dụng cho một doanh nghiệp cụ thể, cần đối chiếu hướng dẫn của cơ quan công đoàn quản lý trực tiếp và văn bản có hiệu lực tại thời điểm thực hiện.